Þar sem allar fjáraflanir og meðferð fjármuna eru á ábyrgð aðalstjórnar Umf. Selfoss og stjórnar viðkomandi deildar er nauðsynlegt að vel sé vandað til ákvarðana um fjáraflanir, að iðkendur og forráðamenn þeirra séu vel upplýstir um verkefni, kostnað og áætlaðar fjáraflanir, og að skýrar reglur gildi um meðferð fjármuna.
Óheimilt er að binda fjárskuldbindingar í nafni félagsins eða deilda þess nema fyrir liggi samþykki viðkomandi stjórnar. Ef deild eða unglingaráð leggur fjármagn til verkefnisins skal vera gert ráð fyrir því í fjárhagsáætlun eða með sérstakri fjáröflun.
Þar sem allar fjáraflanir og meðferð fjármuna eru á ábyrgð aðalstjórnar Umf. Selfoss og stjórnar viðkomandi deildar skal gæta sérstaklega að því að allar ákvarðanir séu skýrar, samþykktar og kynntar þeim sem málið varðar.
Iðkendur og forráðamenn þeirra skulu vera vel upplýstir um fyrirhugað verkefni, áætlaðan kostnað og þær fjáraflanir sem ætlað er að standa straum af kostnaði.
Meginregla: Enginn má skuldbinda félagið, deild, unglingaráð eða hóp fjárhagslega nema fyrir liggi skýrt samþykki viðkomandi stjórnar.
Óheimilt er að taka upp fjáröflun sem hefð er fyrir að annar aðili innan félagsins stundi, nema með samþykki framkvæmdastjórnar félagsins.
Þetta ákvæði á þó ekki við um sölustarfsemi til almennings, áheit sem tengjast viðkomandi íþróttagrein eða útgáfustarfsemi.
Ef vafi kemur upp: Komi upp vafi um hvort fjáröflun skarist við starf annars aðila innan félagsins skal leita úrskurðar aðalstjórnar Umf. Selfoss.
Ofangreindu til viðbótar gilda eftirfarandi vinnureglur um fjáraflanir á vegum Umf. Selfoss, deilda, unglingaráða og einstakra hópa innan félagsins.
Fjáraflanir einstakra hópa skulu vera á vegum viðkomandi foreldraráðs eða iðkenda sjálfra, ef þeir eru 18 ára eða eldri. Áður en ráðist er í fjáröflun skal hópurinn eða foreldraráð ákveða hvaða einstaklingar eru ábyrgðarmenn fjáröflunarinnar og skulu þeir koma fram fyrir hönd hópsins.
Áður en ráðist er í fjáröflun á vegum félagsins eða einstakra hópa innan félagsins skal skila inn til framkvæmdastjórnar upplýsingum um fjáröflun þar sem fram komi samþykki viðkomandi stjórnar eða unglingaráðs eftir því sem við á.
Samhliða samþykki stjórnar deildar eða unglingaráðs skal liggja fyrir hvort og þá að hve miklu leyti deildin eða unglingaráðið leggur fjármagn til viðkomandi verkefnis, svo sem með því að kosta þjálfara og/eða fararstjóra.
Allir einstaklingar sem afla fjár til starfsemi Umf. Selfoss, deilda þess, unglingaráða eða hópa skulu við fjáraflanir alltaf vera merktir félaginu og gefa upplýsingar fyrir hvern og til hvaða verkefnis fjárins er aflað.
Ábyrgðarmaður fjáröflunar skal tilkynna til skrifstofu Umf. Selfoss um fyrirhugaða fjáröflun, hvers eðlis hún er og hvenær hún mun fara fram.
Allir reikningar skulu skráðir á viðkomandi aðila innan Umf. Selfoss, þ.e. aðalstjórn, deild eða unglingaráð. Gjaldkeri þess aðila skal hafa yfirumsjón með meðferð fjármuna, bókhaldi og uppgjöri sem skal vera hluti af ársreikningi viðkomandi deildar eða unglingaráðs.
Áður en endanleg ákvörðun er tekin um verkefni og fjáröflun skal liggja fyrir skrifleg skuldbinding viðkomandi einstaklings eða forráðamanns hans um heimild til ferðarinnar og um greiðslu kostnaðar. Í slíkri skuldbindingu skal koma fram endanleg tímasetning og áætlaður kostnaður á hvern einstakling.
Sé um ferð að ræða skal liggja fyrir hverjir verða ábyrgðarmenn hópsins, fararstjórar, þjálfarar og aðrir sem bera ábyrgð á hópnum frá upphafi til loka ferðar.
Í skriflegri skuldbindingu skal einnig koma fram ef viðvera foreldra eða annars ábyrgðarmanns er forsenda fyrir að viðkomandi iðkandi geti tekið þátt í verkefninu, og þá skuldbinding þar að lútandi.
Fyrirfram skal liggja fyrir hvernig ágóða af fjáröflun verði varið, þar á meðal hvort ágóði rennur í sameiginlegan sjóð og/eða verði merktur viðkomandi einstaklingi.
Fjáröflun á vegum Umf. Selfoss, deilda eða einstakra hópa innan félagsins miðast við að standa straum af beinum kostnaði vegna viðkomandi viðburðar, svo sem beinum ferða- og dvalarkostnaði, ásamt kostnaði við þátttöku í viðburðum sem skipulagðir eru sem hluti af viðkomandi ferð.
Ekki umfram beinan kostnað: Ekki er gert ráð fyrir að þátttakendur geti með fjáröflun í nafni félagsins aflað sér fjármuna umfram beinan kostnað.
Meginreglan er að einstaklingar geta ekki fengið endurgreitt það sem safnast hefur þótt viðkomandi hætti við að taka þátt í þeim viðburði sem safnað er fyrir. Í slíkum tilvikum rennur fé sem merkt var viðkomandi einstaklingi í sameiginlegan sjóð.
Ef afgangur verður af fjáröflun skal hann renna óskiptur til viðkomandi unglingaráðs eða deildar. Óheimilt er að greiða út ágóða eftir á.
Heimilt er að gera undantekningar ef upp koma óvænt atvik, svo sem veikindi eða meiðsli sem koma í veg fyrir að viðkomandi geti tekið þátt í viðburðinum. Viðkomandi skal þá skila inn viðurkenndu læknisvottorði sé þess krafist af forsvarsmönnum fjáröflunarinnar.
Undantekning á aðeins við um sérmerkt fé: Slík undantekning á eingöngu við um þann hluta sem frá upphafi var sérmerktur viðkomandi einstaklingi og skal hljóta samþykki gjaldkera viðkomandi unglingaráðs, deildarstjórnar eða aðalstjórnar, eftir því sem við á.
Ef einstaklingur hættir æfingum og þar með þátttöku í starfi viðkomandi deildar gildir sú regla að það fé sem hann hefur safnað rennur í sameiginlegan sjóð verkefnisins.
Í þeim tilvikum þegar um söfnun ákveðinna árganga er að ræða má færa afgang á milli ára og nýtist hann þá viðkomandi hópi í næstu fjáröflun.
Ábyrgðarmenn fjáröflunar geta sótt um undanþágur frá reglum þessum. Aðalstjórn er heimilt að veita undanþágur að fengnum meðmælum viðkomandi deildar og unglingaráðs ef við á. Aðalstjórn getur hafnað beiðni eða samþykkt hana að uppfylltum þeim skilyrðum sem hún metur nauðsynleg.
Aftur efstReglugerð þessi var samþykkt á fundi aðalstjórnar Umf. Selfoss 5. september 2012.
Reglugerð um fjáraflanir er sett til að tryggja faglega framkvæmd, skýra ábyrgð, góða upplýsingagjöf og rekjanlega meðferð fjármuna í öllu starfi Umf. Selfoss, deilda, unglingaráða og hópa innan félagsins.